Archiv-, Bibliotheks- und Informations-assistent*in

„Es ist eine sehr abwechslungsreiche Arbeit, da man den Kontakt mit den Lesern hat, und da ist jeder Tag anders.“
Christoph Beitl, Lehrling, in einem Interview aus: AMS your job, 2005.

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen beschaffen die verschiedensten Medien wie z. B. Bücher, Zeitschriften, Fotografien, CD-Roms, DVDs und verwalten (systematisieren) diese in Katalogen (=Katalogisieren, Inventarisieren). Eine wichtige Aufgabe ist die Wartung des Bestandes einer Bibliothek, eines Archives oder einer Informations- und Dokumentationsstelle. Hierbei achten sie darauf, dass die Medien keine Mängel aufweisen (z. B. durch Abnutzung). Sie sichten, bewerten, übernehmen, ordnen und verzeichnen die vorhandenen Medien. Ihre Aufgabe ist es aber auch, Lieferungen und Rechnungen zu kontrollieren und zu bearbeiten sowie Bestände zu ordnen und zu verwalten.

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen sind außerdem für die Bestellungen sowie für den Verleih der Medien an die Benutzer*innen zuständig. Sie beraten die Kundinnen und Kunden durch Erstinformation oder recherchieren speziell angefragte Informationen in Katalogen, Bestandsverzeichnissen oder weltweit vernetzten Datenbanken.

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Medien (Büchern, Zeitschriften, Fotografien, elektronischen Medien wie E-Books, DVDs, CDs, Videos etc.). Sie führen Karteien und Kataloge, benutzen unterschiedliche Formulare (für Bestellungen und Entlehnungen) oder erfassen Bestellungen und Entlehnungen direkt am Computer. Weiters informieren sie die Kundinnen und Kunden über die Verwendung technischer Geräte wie z. B. Online-Katalogen auf Computern, Entlehncomputer mit Kartenscanner oder Mikrofichegeräte.

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten in den Räumlichkeiten von Bibliotheken, Archiven und sonstigen Dokumentationsstellen: im Büro, am Kundenterminal (Informationsschalter, Ausleiheschalter, Buchrückgabeschalter) oder in den Lesesälen direkt an den Regalen. Sie arbeiten mit ihren Berufskolleginnen und Kollegen zusammen, siehe z. B. °Bibliothekar*in#, °Archivar*in#, und haben Kontakt mit den Kundinnen/Kunden (Benutzer*innen) der Archive, Bibliotheken oder Dokumentationsstellen.

Bei Bestellungen haben sie Kontakte zu Mitarbeiter*innen von Verlagen oder zu Buchhändler*innen, siehe hierzu auch die Lehrberufe °Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf)#, °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf)#, °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf)#.

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten viel im Sitzen und am Computer. Buchbestände, besonders historische Bücher, werden häufig vor Sonnenlicht geschützt gelagert, um sie vor dem Ausbleichen zu schützen. Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen arbeiten daher oft bei künstlicher Beleuchtung.

• Medien, Informationen und Daten beschaffen und erwerben
• Medien, Informationen und Daten formal erfassen
• in Datenbanken und -netzen recherchieren
• Bestand ordnen, archivieren und Verzeichnisse erstellen
• technische Medienbearbeitung, Bestandspflege und Revision durchführen
• Erstinformation für Benutzer geben
• administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
• Statistiken, Dateien und Karteien anlegen, warten und auswerten

• Bibliotheken (Stadtbibliotheken, wissenschaftliche Bibliotheken, Schulbibliotheken
• Werksbibliotheken größerer Unternehmen, Industriebetriebe und anderer Organisationen
• Archive
• Informations- und Dokumentationsstellen
• Fachinformationszentren
• Bildagenturen

Wichtige Ausbildungsinhalte:

• Archiv- und Bibliothekswesen
• Informationsmanagement
• digitale Datenbanken und Archive
• Bestandsaufnahme, Bestandspflege
• digitale Medienbearbeitung
• Inventur und Revision
• Kund*innenberatung und -betreuung

Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufend zu ergänzen und zu vertiefen.

Weiterbildungseinrichtungen wie zum Beispiel das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) bieten zahlreiche relevante Kurse, z. B. in den Bereichen Betriebswirtschaft, Verwaltung, Datenbanken, Informations- und Wissensmanagement an.

Viele Archive und Bibliotheken führen für ihre Mitarbeiter*innen regelmäßig interne Kurse, Seminare und Schulungen z. B. zu neuen Softwareprogrammen, Datenbank- oder Archivsystemen durch.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten weiters Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an kaufmännischen berufsbildenden höheren Schulen (Handelsakademien).
Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht.

Studium ohne Matura:

Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:

• Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
• Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
• ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insb. Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

In jedem Beruf brauchst du spezielles fachliches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen zu Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für diesen Beruf.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich je nach Betrieb, Institution oder Organisation sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Hinweis: Die Begriffe werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Fachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• gute Allgemeinbildung
• gute Deutschkenntnisse

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Bereitschaft zum Zuhören
• Hilfsbereitschaft
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Beurteilungsvermögen / Entscheidungsfähigkeit
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Geduld
• Geschichtsbewusstsein

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise

Verwandte Lehrberufe

Durch die Verwandtschaftsregelung wird die Ausbildung in einem Lehrberuf auf Teile der Lehrzeit in anderen (verwandten) Lehrberufen angerechnet. Dadurch verkürzt sich die Lehrzeit bei der Ausbildung in einem weiteren Lehrberuf (oder auch beim Wechsel auf einen verwandten Lehrberuf). In manchen Fällen wird die Lehrzeit und die Lehrabschlussprüfung auch vollkommen ersetzt.

Bei folgenden verwandten Lehrberufen verkürzt sich die Lehrzeit im Ausmaß der angegebenen Lehrjahre. (Beispiel: Der Eintrag „1. voll“ bedeutet z. B., dass sich die Lehrzeit im verwandten Lehrberuf um ein Jahr verkürzt.)

• °Bahnreise- und Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Drogist*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Einkäufer*in (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Personaldienstleistung (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Reisebüroassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Speditionslogistik (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Sportadministration (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Steuerassistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

• °Antiquitäten- und Kunstgegenständehändler*in#
• °Archivar*in#
• °Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Bahnreise- und Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Bibliothekar*in#
• °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
• °Drogist*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Einkäufer*in#
• °Einkäufer*in (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Informationsbroker (m./w./d.)#
• °Informationsmanager*in#
• °Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Kulturvermittler*in#
• °Mediendidaktiker*in#
• °Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Multimedia-Projektmanager*in#
• °Museumsaufseher*in#
• °Personaldienstleistung (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Reisebüroassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Speditionslogistik (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Sportadministration (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
• °Steuerassistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
• °Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin#
• °Wissensmanager*in#

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

WKO-Bildungspfade:

Die WKO-Bildungspfade geben dir einen Überblick über durchgängige Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten in unterschiedlichen Berufen am Beispiel der WKO Bildungsangebote. Der Bildungspfad Berufsreifeprüfung steht in allen Lehrberufen offen:

• WKO-Bildungspfad Lehre mit Matura

Selbstständigkeit

Die Möglichkeit einer selbständigen Berufsausübung ist gegeben durch:

Freies Gewerbe:

• Betrieb eines Archives
• Buch-, Kunst- und Musikalienverlag
• Handelsgewerbe

Informationen zum „Freien Gewerbe“:
freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde (Bezirksverwaltungsbehörde). Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

• Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe

ALLGEMEINE HINWEISE:

Für jede Tätigkeit, die Sie selbstständig, regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben wollen, brauchen Sie eine Gewerbeberechtigung (Ausnahme: Freie Berufe). Diese erhalten Sie durch Anmeldung bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat).
Unabhängig von einem etwaigen Befähigungsnachweis müssen sie dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

• das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
• österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
• keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

Freie Berufe sind selbstständige (freiberufliche) Tätigkeiten, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen (z. B. Arzt/Ärztin und andere Gesundheitsberufe, Rechtsanwalt/-anwältin, Musiker*in, Schriftsteller*in und andere Künstlerberufe). Für einige freie Berufe ist die Berufsausübung durch eigene Rechtsvorschriften (Ärztegesetz, Rechtsanwaltsordnung, Ziviltechnikergesetz etc.) geregelt und es bestehen eigene Interessensvertretungen (Kammern oder Berufsverbände), denen die Aufnahme der selbstständigen Berufstätigkeit gemeldet werden muss. Für andere freie Berufe, wie z. B. Künstler*in, Schriftsteller*in, Journalist/Journalistin, bestehen keine besonderen Rechtsvorschriften und Meldepflichten.

In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (ob im Rahmen eines Gewerbes oder als freiberufliche Tätigkeit) ist diese bei der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft und dem zuständigen Finanzamt zu melden.

Weitere Informationen und Kontakte:

• Weitere Informationen über die Gewerbeordnung, Befähigungsnachweise, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Wirtschaftskammer Österreich – Gewerberecht.
• Weitere Informationen zur Unternehmensgründung, Kontaktmöglichkeiten usw. finden Sie unter Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich.