Kanzleiassistent*in

Lehrzeit

3 Jahre

Berufskategorie

Hauptberuf

Kanzleiassistent*innen arbeiten – je nach Schwerpunkt – in Notariatskanzleien oder Rechtsanwaltskanzleien. Sie kümmern sich um die Verwaltung, Büroorganisation, das Rechnungswesen, die Korrespondenz, Klient*innenbetreuung und Terminorganisation in der Kanzlei. Außerdem sind sie für die Aktenzuordnung sowie die Aufnahme und Betreuung von Klient*innen zuständig und unterstützen °Notar*in#nen bzw. Rechtsanwält*innen auch bei ihren fachlichen Arbeiten. Je nach Unternehmen sind sie auch für das Marketing zuständig, indem sie z. B. Newsletter erstellen und die Webseiten betreuen.

Kanzleiassistent*innen arbeiten in Notariats- bzw. Rechtsanwaltskanzleien und Büros zusammen mit Berufskolleg*innen sowie Notar*innen bzw. Rechtsanwält*innen und haben Kontakt zu ihren Klient*innen sowie externen Fachkräften z. B. Mitarbeiter*innen von Behörden.

Der Lehrberuf Kanzleiassistent*in ist ein Schwerpunktlehrberuf. Nähere Beschreibung zu Berufsprofil, Ausbildung, Alternativen etc. findest du bei den folgenden Schwerpunkten:

°Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf)#
°Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf)#

Ausbildungsinhalte / Was man lernt

Die Berufsschulstandorte und etwaige alternative schulische Ausbildungsmöglichkeiten können je nach Ausbildungsschwerpunkt unterschiedlich sein. Vergleiche dazu die Infos bei den Beschreibungen zu den jeweiligen Schwerpunkten:

°Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf)#
°Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf)#

Wie man sich weiterbilden kann

Kanzleiassistent*innen sind beruflich immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Voraussetzung für Erfolg in diesem Beruf ist es, immer auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben und das Fachwissen, die Methodenkompetenzen und sozialen Kompetenzen laufen zu ergänzen und vertiefen.

Weiterbildungseinrichtungen wie z. B. das Berufsförderungsinstitut (BFI) und das Wirtschaftsförderungsinstitut (WIFI) führen für viele Tätigkeitsbereich der Kanzleiassistent*innen Kurse und Lehrgänge durch. Auch die Notariatsakademie bzw. die Anwaltsakademie bieten facheinschlägige Weiterbildungsmöglichkeiten für Kanzleimitarbeiter*innen an.

Möglichkeiten zur beruflichen Höherqualifizierung bieten außerdem Vorbereitungs- und Aufbaulehrgänge für Berufstätige an berufsbildenden höheren Schulen, insbesondere Handelsakademien. Mit dem Abschluss eines Aufbaulehrganges (3 Jahre) ist neben einer höheren Fachqualifikation außerdem die Matura verbunden, die ein Studium an Fachhochschulen und Universitäten ermöglicht.

Studium ohne Matura:

Für ein Studium an einer Fachhochschule, Universität oder Pädagogischen Hochschulen ist normalerweise die Matura einer Allgemeinbildenden (AHS) oder Berufsbildenden Höheren Schule (BHS) erforderlich.
Es bestehen aber auch andere Zugangsmöglichkeiten:

Berufsreifeprüfung (Lehre mit Matura): Die Berufsreifeprüfung, die du bereits während deiner Lehrzeit beginnen kannst, ist eine vollwertige Matura, mit der du uneingeschränkten Zugang zum Studium hast.
Studienberechtigungsprüfung: Die Studienberechtigungsprüfung kannst du vor Beginn eines Studiums ablegen. Sie ermöglicht den Zugang zu einem bestimmten Studium.
ohne Matura mit Berufsausbildung und Berufserfahrung: Fachhochschulen bieten außerdem meist die Möglichkeit mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung (insbesondere Lehre oder Berufsbildender Mittlerer Schule (BMS)) und mehrjähriger Berufserfahrung auch ohne Matura ein facheinschlägiges (d. h. mit der Berufsausbildung fachlich verwandtes) Bachelorstudien zu beginnen. Meist müssen dazu einzelne Zusatzprüfungen absolviert werden.

Für Weiterbildungsmöglichkeiten je nach Ausbildungsschwerpunkt vergleiche die Infos bei den Beschreibungen zu den jeweiligen Schwerpunkten.

°Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei (Lehrberuf)#
°Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf)#

Weiterführende Bildungsmöglichkeiten und Höherqualifizierung:

Was du mitbringen solltest

In jedem Beruf brauchst du spezielles fachliches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen zu Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für diesen Beruf.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
genaues und sorgfältiges Arbeiten
selbstständiges Arbeiten
Einsatzfreude
Verantwortungsbewusstsein
Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich je nach Betrieb, Institution oder Organisation sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Hinweis: Die Begriffe werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.

Fachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

Anwendung und Bedienung digitaler Tools
Datensicherheit und Datenschutz
gute Deutschkenntnisse
gute rhetorische Fähigkeit
gutes Gedächtnis
kaufmännisches Verständnis
schriftliches Ausdrucksvermögen
Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

Aufgeschlossenheit
Kommunikationsfähigkeit
Kontaktfreude
Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

Aufmerksamkeit
Belastbarkeit / Resilienz
Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
Freundlichkeit
Konzentrationsfähigkeit
Rechtsbewusstsein
Selbstorganisation
Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

Informationsrecherche und Wissensmanagement
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Prozessverständnis
systematische Arbeitsweise
Umgang mit sozialen Medien

Was es noch gibt

Alternativen (Auswahl)

Alternative Berufe sind Berufe, die entweder eine ähnliche Ausbildung oder ähnliche Aufgaben- oder Tätigkeitsbereiche haben, wie der Beruf, über den du dich gerade informierst. Die Ähnlichkeit kann auch in den Arbeitsmaterialien, den Arbeitsumgebungen liegen oder in der Art, wie du mit anderen Menschen zusammenarbeitest.

Diese Liste soll dir bei der Überlegung helfen, welche Berufe und Ausbildungen für dich noch interessant sein könnten und dich auf weitere Ideen bringen.

°Assistent*in in der Sicherheitsverwaltung (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
°Bahnreise- und Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Betriebsdienstleister*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Musikalienhandel (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Buch- und Medienwirtschaft – Buch- und Pressegroßhandel (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Buch- und Medienwirtschaft – Verlag (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
°Diplomrechtspfleger*in#
°Drogist*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
°E-Commerce-Kaufmann / E-Commerce-Kauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Einkäufer*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Einzelhandel (Lehrberuf)#, „1. voll“
°EU-Beamter / EU-Beamtin#
°Europa Assistent*in#
°Eventkaufmann / Eventkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Finanzbeamter / Finanzbeamtin#
°Finanzdienstleistungskaufmann / Finanzdienstleistungskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Großhandelskaufmann / Großhandelskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Hausverwalter*in#
°Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Hotel- und Restaurantfachmann / Hotel- und Restaurantfachfrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Hotelkaufmann / Hotelkauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Immobilienkaufmann / Immobilienkauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Immobilienmakler*in#
°Industriekaufmann / Industriekauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Informationsmanager*in#
°Jurist*in#
°Managementassistent*in#
°Medizinproduktekaufmann / Medizinproduktekauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Mobilitätsservice (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Notar*in#
°Personaldienstleistung (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Pharmazeutisch-kaufmännische Assistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Rechtsanwalt / Rechtsanwältin#
°Reisebüroassistent*in (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Revisionsassistent*in#
°Richter*in#
°Sachbearbeiter*in#
°Sachwalter*in#
°Sozialarbeiter*in#
°Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Speditionslogistik (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Sportadministration (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Steuerassistenz (Lehrberuf)#, „1. voll“
°Steuerberater*in#
°Versicherungskaufmann / Versicherungskauffrau (Lehrberuf)#, „1., 2. voll“
°Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf)#, „1., 2., 3. voll“
°Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin#
°Wirtschaftsprüfer*in#

Lehre und Matura

Mit einer erfolgreich abgeschlossenen Lehre und vier weiteren Prüfungen erlangst du die Berufsmatura (Berufsreifeprüfung). Diese öffnet dir den Zugang zu Universitäts- und Fachhochschulstudien. Außerdem ermöglicht sie zusätzliche Karrierewege im erlernten Beruf, aber auch außerhalb des bisherigen Berufsfeldes.

Und so geht es:

Die Berufsmatura besteht aus vier Teilprüfungen: Deutsch (schriftlich und mündlich) und Mathematik (schriftlich), eine lebende Fremdsprache (schriftlich oder mündlich) und ein Fachbereich (schriftliche Prüfung oder Projektarbeit und mündliche Prüfung). Der Fachbereich ist ein Thema aus dem Berufsfeld des Kandidaten/der Kandidatin.

Wie funktioniert die Vorbereitung?

Die Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung erfolgt in Vorbereitungskursen, die von Erwachsenenbildungseinrichtungen (z. B. WIFI, BFI, Volkshochschulen), Berufsschulen oder höheren Schulen (z. B. AHS, HAK, HTL, HLW) angeboten werden. In solchen Lehrgängen können auch die jeweiligen Teilprüfungen abgelegt werden. Drei der vier Teilprüfungen können bereits während der Lehre abgelegt werden. Zur letzten Teilprüfung kannst du nach erfolgreichem Lehrabschluss, aber nicht vor dem 19. Geburtstag antreten.

Durch ein Förderprogramm, können die Vorbereitungskurse und die Prüfung seit September 2008 in ganz Österreich kostenlos angeboten werden. Zur konkreten Ausgestaltung der Vorbereitung auf die Berufsreifeprüfung bestehen in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Modelle. Informationen bieten u. a. die Bildungseinrichtungen und die Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammern.

Link: Häufig gestellte Fragen!

WKO-Bildungspfade:

Die WKO-Bildungspfade geben dir einen Überblick über durchgängige Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten in unterschiedlichen Berufen am Beispiel der WKO Bildungsangebote. Der Bildungspfad Berufsreifeprüfung steht in allen Lehrberufen offen:

WKO-Bildungspfad Lehre mit Matura

Selbstständigkeit

Die Möglichkeit einer selbstständigen Berufsausübung ist beispielsweise durch folgende freie Gewerbe gegeben:

Büroservice (Zurverfügungstellung bürotechnischer Einrichtungen und die Durchführung von Büroarbeiten, eingeschränkt auf Schreibarbeiten, die Adressierung, Kuvertierung, Paketierung von Poststücken, die Durchführung von Botengängen sowie die Entgegennahme und Weitergabe von telefonischen oder im Wege anderer Kommunikationsmittel eingelangten Nachrichten)
Handelsgewerbe

Informationen zum „Freien Gewerbe“: freie Gewerbe erfordern in der Regel keinen Befähigungsnachweis, sondern lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde. Grundsätzlich richtet sich der Gewerbeumfang nach dem Wortlaut der Gewerbeanmeldung.

Liste der Freien Gewerbe:

Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe

ALLGEMEINE HINWEISE:

Selbstständige Tätigkeiten sind alle Tätigkeit, die du in eigener Verantwortung (also nicht angestellt), regelmäßig und mit der Absicht, Gewinn zu erzielen, ausüben willst. Für viele dieser Tätigkeiten brauchst du eine Gewerbeberechtigung. Es gibt aber auch sogenannte Freie Berufe (freiberufliche Tätigkeiten) und land- und forstwirtschaftliche Tätigkeiten, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen. Auch für viele dieser Tätigkeiten gibt es eigene Rechtsvorschriften für die selbstständige Berufsausübung, manche können aber auch ohne besondere Voraussetzungen selbstständig ausgeübt werden.

In allen Fällen einer selbstständigen Berufsausübung (egal, ob im Rahmen eines Gewerbes, als freiberufliche Tätigkeit, im Rahmen eines Land- und forstwirtschaftlichen Betriebes) musst du diese bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt und dem zuständigen Finanzamt melden. Je nach selbstständiger Tätigkeit gibt es noch andere Meldepflichten oder Register, in die du dich eintragen musst.

Selbstständige Tätigkeiten, für die eine Gewerbeberechtigung erforderlich ist, musst du außerdem bei der Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft, Magistrat) anmelden.
Unabhängig von einem oft notwendigen Befähigungsnachweis musst du dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

das 18. Lebensjahr muss vollendet sein
österreichische Staatsbürgerschaft oder Staatsbürgerschaft eines anderen EU-Mitgliedstaates (oder eines Staates, mit dem ein entsprechender Staatsvertrag besteht) oder es liegt ein gültiger Aufenthaltstitel vor, der zur selbstständigen Tätigkeit berechtigt
keine Ausschließungsgründe (z. B. abgewiesene Konkursanträge, Bestrafung wegen Finanzstrafdelikten)

Für weitere Informationen schau dir unseren Thementext Im Fokus: Selbstständigkeit an oder nutze eine der folgenden Quellen und Kontakte:

Weitere Informationen über die Gewerbeordnung, Befähigungsnachweise, Kontaktmöglichkeiten usw. findest du unter Wirtschaftskammer Österreich – Gewerberecht.
Weitere Informationen zur Unternehmensgründung, Kontaktmöglichkeiten usw. findest du unter Gründerservice der Wirtschaftskammer Österreich.
Liste freier und reglementierter Gewerbe: Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft – Gewerbetätigkeiten